Enterprise Resources Planning (ERP)

DEFINISI ERP

(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

LATAR BELAKANG PENGEMBANGAN ERP

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

MODEL/KOMPONEN ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

Modul Financial & Akuntansi: General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling

Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

SOFTWARE ERP

Berikut beberapa software ERP yang saat ini beredar di pasaran:

SAP

JDE

BAAN

MFGPro

Protean

Compiere

Adempiere

OneSoft SME Business Solution

MANFAAT MENGGUNAKAN ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

Integrasi data keuangan: untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

Standarisasi Proses Operasi: menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

Standarisasi Data dan Informasi: menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

TIPS MEMILIH ERP

Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:

Knowledge & Experience: knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup.

Selection Methodology: ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yang sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

Analisa Business Strategy: bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers? Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan? Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

Analisa People: bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP? Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yang akan menggunakannya? Bagaimana komitmen dari tim implementasi? Apa yang diharapkan para calon user thd ERP? Adakah ERP champion yang menghubungkan top management dengan tim? Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan?

Analisa Infrastruktur: bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)? Seberapa besar budget untuk infrastruktur? Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

Analisa Software: apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari? Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia? Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?

PEDOMAN IMPLEMENTASI ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.

ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

Penyebab Gagalnya ERP:

Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik

Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

Kurangnya komitmen top management

Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

Kesalahan penghitungan waktu implementasi

Tidak cocoknya software dgn business process

Kurangnya training dan pembelajaran

Cacatnya project design & management

Kurangnya komunikasi

Saran penghematan yang menyesatkan

BENTUK CONTOH APLIKASI/PENERAPAN

Pada tulisan di bawah ini akan dibahas sebuah software ERP yang sangat terkenal yaitu SAP (dikutip dari IlmuKomputer.com )

Pengenalan SAP

SAP merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya. Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika.

Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan masih banyak perusahaan lagi yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam. Ada yang hanya memakai untuk keperluan area tertentu seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja, namun banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul.

Apa itu SAP?

SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

Modul-modul dalam SAP

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :

SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)

MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory

PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik

PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis

HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai

FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas

AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling

PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol

Dampak Integrasi

Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:

Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”

Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.

Transparansi data – Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.

Parameter Integrasi

Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.

Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.

Data di SAP

Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:

Data Transaksi: data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order. Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu

Master Data: data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master. Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP

Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP

Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.

Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.