DEFINISI ERP
(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem
informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang
berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
LATAR BELAKANG PENGEMBANGAN ERP
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II)
dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning
(MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani
proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan,
invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan
membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,
manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
MODEL/KOMPONEN ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul
utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta
Sumber Daya Manusia:
Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution,
Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant
Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System,
Environment Management.
Modul Financial & Akuntansi: General Accounting,
Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise
Controlling
Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management, Personnel
Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational
Management, Travel Management.
SOFTWARE ERP
Berikut beberapa software ERP yang saat ini beredar di
pasaran:
SAP
JDE
BAAN
MFGPro
Protean
Compiere
Adempiere
OneSoft SME Business Solution
MANFAAT MENGGUNAKAN ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan
diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
Integrasi data keuangan: untuk mengintegrasikan data
keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan
perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operasi: menstandarkan proses operasi
melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas,
penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
Standarisasi Data dan Informasi: menstandarkan data dan
informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang
biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang
berbeda-beda.
TIPS MEMILIH ERP
Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang
sesuai bagi perusahaan:
Knowledge & Experience: knowledge adalah pengetahuan
tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala
sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan
tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan
munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat
perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa
diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau
terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman
yang cukup.
Selection Methodology: ada struktur proses seleksi yang
sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP.
Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized,
focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak
dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas
yang sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP:
analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan
analisa software.
Analisa Business Strategy: bagaimana level kompetisi di
pasar dan apa harapan dari customers? Adakah keuntungan kompetitif yang ingin
dicapai? Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang
diinginkan? Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? Apa dan bagaimana
prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai
objektif dan prioritas tersebut? Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan
kapan?
Analisa People: bagaimana komitment top management thd usaha
untuk implementasi ERP? Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yang
akan menggunakannya? Bagaimana komitmen dari tim implementasi? Apa yang
diharapkan para calon user thd ERP? Adakah ERP champion yang menghubungkan top
management dengan tim? Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu
proses persiapan?
Analisa Infrastruktur: bagaimanakah kelengkapan
infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems,
communication system dan auxiliary system)? Seberapa besar budget untuk
infrastruktur? Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
Analisa Software: apakah software tsb cukup fleksibel dan
mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? Apakah ada dukungan service dari
supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan
sistem di kemudian hari? Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang
tersedia? Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis
perusahaan?
PEDOMAN IMPLEMENTASI ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan
sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat
penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan
terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap
jalannya ERP.
ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan
produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk
meningkatkan daya saing perusahaan.
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan
berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu
untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Penyebab Gagalnya ERP:
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process
design dan pengembangannya
Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi
dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai
berikut:
Kurangnya komitmen top management
Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa
strategi bisnis)
Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau
terburu-buru memutuskan)
Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah
dari para karyawan
Kesalahan penghitungan waktu implementasi
Tidak cocoknya software dgn business process
Kurangnya training dan pembelajaran
Cacatnya project design & management
Kurangnya komunikasi
Saran penghematan yang menyesatkan
BENTUK CONTOH APLIKASI/PENERAPAN
Pada tulisan di bawah ini akan dibahas sebuah software ERP
yang sangat terkenal yaitu SAP (dikutip dari IlmuKomputer.com )
Pengenalan SAP
SAP merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan
besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di
perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya
mengimplementasikannya. Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di
perusahaan besar Eropa dan Amerika.
Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah
mengimplementasikan SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor,
Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu
Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan masih banyak perusahaan
lagi yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Modul yang diimplementasikan
tiap perusahaan pun beragam. Ada yang hanya memakai untuk keperluan area
tertentu seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja,
namun banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul.
Apa itu SAP?
SAP (System Application and Product in data processing )
adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP
merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT
dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai
aktivitas sehari-hari.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai
kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan
tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul
aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan
lainnya.
Modul-modul dalam SAP
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi
kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses
sales, shipping dan billing)
MM-Materials Management: membantu menjalankan proses
pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan
kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses
di keseluruhan rantai logistik
PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi
dan perbaikan sistem secara teknis
HR-Human Resources Management: mengintegrasikan
proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai,
management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji
pegawai
FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash
management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial
reporting.
CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost
center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan
fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets
management, sampai ke investment controlling
PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses
perencanaan project, pengerjaan dan kontrol
Dampak Integrasi
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan
mengintegrasikan sistem yang berakibat:
Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis
akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan
modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data
ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa
seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk
data customer, data product maupun data vendor.
Transparansi data – Semua user yang mempunyai akses ke
sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat
diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.
Parameter Integrasi
Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya
integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya
perlu di input satu kali saja pada sistem.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan
mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen
lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua
dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.
Data di SAP
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:
Data Transaksi: data yang digunakan untuk melakukan
transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order. Setiap transaksi akan
tersimpan di dalam satu dokumen tertentu
Master Data: data utama yang harus dibuat dengan benar
supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master,
customer master. Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh
seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP
Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP
Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan
keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.
Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing,
ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier
sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi
informasi.